Le service e-mail de Google, Gmail, vous avez la possibilité d’organiser automatiquement votre boîte de réception à partir de filtres plus ou moins avancés. Ce tutoriel vise à vous apprendre à classer les e-mails de vos élèves, par exemple en fonction de leur classe.

Dans la suite de ce tutoriel, nous utiliserons l’adresse e-mail factice nom.prenom@gmail.com. Cette adresse est à remplacer avec votre adresse GMail. Par ailleurs, sachez que les adresses suivantes (ainsi que toutes celles de la forme nom.prenom+…@gmail.com) vous appartiennent également :

  • nom.prenom+test@gmail.com
  • nom.prenom+1eres1@gmail.com
  • nom.prenom+tle@gmail.com

C’est sur ce principe que nous baserons notre solution de filtrage et de tri de vos e-mails.

Pour commencer, définissez les adresses que vous devrez communiquer à vos élèves. Dans notre cas, considérerons que nous avons 3 classes différentes à filtrer :

  • 6ème4
  • 2ndeA
  • Terminale 1

Ainsi, on peut définir les adresses respectives qui seront associées à chaque classe :

  • 6ème4 : nom.prenom+6eme4@gmail.com
  • 2ndeA : nom.prenom+2ndeA@gmail.com
  • Terminale 1 : nom.prenom+t1@gmail.com

Vous devez ensuite communiquer à chaque classe l’adresse correspondante. Dans notre cas, nous donnerons aux 6ème4 l’adresse nom.prenom+6eme4@gmail.com et ainsi de suite pour les autres classes.

L’organisation des e-mails sur Gmail

L’organisation sous Gmail est légèrement différente de l’organisation usuelle des autres services e-mails : alors qu’on parle généralement de dossiers et de sous-dossiers, Gmail s’organise en « Libellés« . Nous les utiliserons pour classer vos futurs e-mails. Avant de commencer à automatiser l’organisation de vos règles de filtrage, nous allons donc créer des libellés.

Créer un nouveau libellé

Pour commencer, connectez-vous à votre messagerie GMail via un navigateur Web, ou en cliquant sur ce lien : se connecter à GMail. Une fois connecté, ouvrez les paramètres de votre boîte de réception en cliquant sur « ⚙ » à droite de votre écran, puis sur « Paramètres« . Les paramètres sont séparés en une dizaine de catégories différentes, représentées par des onglets. Pour aller plus loin, n’hésitez pas à explorer les paramètres disponibles : signature, réponse automatique, sont modifiables et personnalisables.

Cliquez ensuite sur l’onglet « Libellés » : vous devriez retrouver la liste de tous les libellés, dont beaucoup sont prédéfinis (boîte de réception, archives, notifications …). Descendez sur cette page, jusqu’à la section « Libellés » en bas de page.

Cliquez ensuite sur le bouton « Nouveau libellé« . Une nouvelle fenêtre s’ouvre, vous proposant de renseigner deux champs :

  • Nom du libellé : le nom qui sera affiché pour votre libellé, par exemple ici « 6ème4« . Pour éviter tout problème d’affichage, nous vous conseillons de définir un nom de moins de 25 caractères.
  • Imbriquer le libellé sous (optionnel) : cette option, facultative, vous permet de créer des sous-libellés. Si vous souhaitez placer votre libellé sous un autre plus général, sélectionnez-le ici. Dans notre cas, nous n’exploiterons pas cette option.

Une fois les champs complétés, cliquez sur « Créer » pour valider la création de votre libellé. Répétez cette opération autant de fois que nécessaire.

Créer votre première règle de filtrage

Comme pour la création de libellés, rendez-vous à nouveau dans les « ⚙ Paramètres » de votre compte GMail.

Cliquez sur l’onglet « Filtres et adresses bloquées » pour accéder aux données de filtrage et de routage de vos e-mails, puis cliquez sur « Créer un filtre » pour créer votre premier filtre. La fenêtre de droite s’ouvre alors, vous proposant de compléter les données de votre filtre.

  • De : permet de filtrer à partir d’une ou de plusieurs adresse(s) d’expédition. Nous ne nous servirons pas de cette option dans ce tutoriel
  • A : permet de filtrer à partir de l’adresse destinataire du mail qui vous est adressé. Dans notre cas, il s’agit de l’adresse de la classe pour laquelle vous créez le filtre : par exemple, renseignez ici « nom.prenom+6eme4@gmail.com« .
  • Objet : permet de filtrer les e-mails reçus sur la base de leur objet. Nous ne nous servirons pas de cette option ici.

Ensuite, cliquez sur « Créer un filtre« . Une nouvelle fenêtre s’ouvre alors, vous permettant de préciser le comportement à appliquer lorsqu’un e-mail correspondant à votre filtre est rencontré :

Pour cette étape, les possibilité offertes et pertinentes dans notre cas sont :

DescriptionÀ cocher
Ne pas affiche dans la boîte de réceptionLes e-mails filtrés n’apparaîtront plus dans votre boîte de
réception, ils seront directement triés dans le dossier du filtre.
Non
Marquer comme luLes e-mails filtrés seront automatiquement marqués
comme lus, même si vous ne les avez pas ouverts.
Non
Appliquer le libelléPermet de trier le mail. Vous devez choisir dans la liste
déroulante le libellé pertinent, créé auparavant.
Oui
Ne jamais envoyer dans le dossier SPAMPermet de garantir que tous les e-mails envoyés à cette
adresse vous parviendrons et qu’aucun ne sera considéré
comme SPAM.
Oui

Nous vous conseillons de garder l’ensemble des autre options décochées. Une fois les cases cochées et options éventuelles complétées, validez la création du filtre en cliquant sur « Créer le filtre« . Votre votre devrait désormais apparaître dans la liste des filtres.

Vous devez répéter l’opération autant de fois que nécessaire, par exemple une fois par classe. Les filtre sont effectifs immédiatement.

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